4.5 Implementacion y Capacitacion de Usuarios

IMPLEMENTACION DE SISTEMAS
Son todas las actividades necesarias para convertir el sistema anterior al nuevo sistema Cuando un sistema de información necesita ser mejorado, pueden darse dos situaciones: ser actualizado parcialmente (incorporándole las modificaciones necesarias) o sustituido en forma total por un nuevo sistema.
La adecuación del sistema actual o la implementación de un nuevo sistema, implican modificaciones en los procesos de negocio de la empresa u organización, lo cual puede impactar los resultados del negocio.
Por eso es sumamente importante planificar adecuadamente los procesos de cambio. Una implementación exitosa no garantiza (por sí misma) el mejoramiento de la organización que use el nuevo sistema, pero una instalación inadecuada lo impedirá.

PLAN DE CONVERSION: ¿Qué elementos se consideran en un Plan de Conversión?

1) Conversión de aplicaciones
Los sistemas pueden convertirse por múltiples motivos, entre otros: Necesidad de cumplir con nuevos requerimientos de información, por incorporación de nuevos productos y servicios que se brindan a través de la tecnología (ejemplo, cajeros automáticos, puntos de venta, terminales de autoservicio); por incorporación de nueva tecnología (ya sean equipos o software, por ejemplo necesidad de desarrollar aplicaciones gráficas o que se comuniquen con páginas web); necesidad de disponer de base de datos más potentes y seguras (ejemplo, Oracle, arquitectura Cliente-Servidor), por motivos de negocios tales como fusión de empresas, integraciones regionales, acuerdos comerciales.

El proceso de conversión de aplicaciones debe planificarse, estimarse los recursos necesarios y llevar a cabo un gerenciamiento adecuado del proyecto, para minimizar el riesgo de que los plazos se prolonguen más allá de lo estimado.

2) Preparación / Conversión de datos
En muchas ocasiones será necesario convertir los datos, debido a: Cambios en el soporte físico (por ejemplo si se manejan respaldos de información en cinta magnética y se debe migrar a respaldo en CD’s); por cambio en la estructura lógica del almacenamiento (por ejemplo cuando se pasa de archivos planos a bases de datos); por necesidad de actualizar la estructura de datos (agregar o modificar campos de datos); porque nuevas aplicaciones, por ejemplo en tiempo real, requieren tiempos de acceso inmediatos, lo que implica migrar los datos a nuevos tipos de soporte, como discos de mayor capacidad.

En un plan de conversión es importante considerar el tiempo y los recursos necesarios así como muy importante considerar la seguridad en el acceso y manipulación de los datos.

3) Equipamiento Informático
La implementación de un nuevo sistema puede traer aparejado la incorporación de nuevo equipamiento informático, cambios y mejoras en el hardware.

4) Instalaciones Físicas (Cambios físicos, del edificio, del entorno)

5) Recursos Humanos
CAPACITACIÓN A USUARIOS.


Los analistas de sistemas se involucran en un proceso educacional con los usuarios que es llamado capacitación. A lo largo del ciclo de vida de desarrollo de sistemas los usuarios han estado involucrados, por lo que ahora el analista debe poseer una valoración adecuada de los usuarios que deben ser capacitados. Tal como hemos visto, los centros de información mantienen instructores propios.

En la implementación de grandes proyectos, el analista estafa frecuentemente analizando la capacitación en vez de estar personalmente involucrado en él. Uno de los valores mas preciados que puede dar el analista a cualquier situación de capacitación es la capacidad de ver el sistema desde el punto de vista del usuario. El analista nunca debe olvidar qué es el enfrentar un nuevo sistema. Estos recuerdos pueden ayudar a que el analista empatice con os usuarios y facilite su capacitación.


ESTRATEGIAS DE CAPACITACIÓN.

Las estrategias de capacitación son determinadas por quien esta siendo capacitación y quien lo capacitara. El analista querrá asegurarse de que cualquiera cuyo trabajo este afectado por el nuevo sistema de información esté capacitado adecuadamente por el instructor adecuado.

A quien capacitar. Todas las personas que tendrán uso primario o secundario del sistema deben ser capacitadas. Esto incluye a todos, desde el personal de captura de datos hasta aquellos que usaran la salida para tomar decisiones sin usar personalmente una computadora. La cantidad de capacitación que requiere un sistema depende, por lo tanto, de qué tanto cambiara el trabajo de alguien debido al nuevo sistema.

Hay que asegurarse de que estén separados usuarios de diferentes niveles de habilidades e intereses de trabajo. Es ciertamente problemático incluir novatos en las mismas sesiones de capacitación con los expertos, debido a que los novatos se pierden rápidamente y los expertos rápidamente se aburren con los puntos básicos. Ambos grupos quedan perdidos.

Las personas capacitaran a los usuarios. Para un proyecto grande, se pueden usar muchos instructores diferentes, dependiendo de que tantos usuarios deben ser capacitados y quienes son. Las fuentes de capacitación posibles incluyen:

1. Vendedores.
2. Analistas de sistemas.
3. Instructores pagados externamente.
4. Instructores en casa.
5. Otros usuarios del sistema.

Esta lista da solamente unas cuantas de las operaciones que tiene el analista para planear y proporcionar la capacitación.

Los grandes vendedores frecuentemente proporcionan capacitación gratuita fuera de sitio y de uno o dos días en sus instalaciones. Estas sesiones incluyen tanto platicas como capacitación practica en un ambiente enfocado.

Debido a que los analistas de sistemas conocen al personal de la organización y al sistema, frecuentemente pueden proporcionar buena capacitación. El uso de analistas con objeto de capacitar depende de su disponibilidad, debido a que también se espera que supervisen todo el proceso de implementación.

Los instructores pagados externamente a veces son llamados a la organización para que ayuden con la capacitación. Pueden tener amplia experiencia en enseñar a la gente como usar una diversidad de computadoras, pero tal vez no den la capacitación practica necesario para algunos usuarios. Además, tal vez no sean capaces de personalizar sus presentaciones lo suficiente para hacerlas significativas a los usuarios.

Los instructores de casa de tiempo completo están, por lo general, familiarizados con el personal y pueden adecuar los materiales a sus necesidades. Una de las desventajas de los instructores de casa es que pueden poseer experiencia en otras áreas, pero no en sistemas de información, y tal vez les falte, por lo tanto, la profundidad que necesitan lo usuarios.

También es posible hacer que cualquiera de esos instructores capaciten a un pequeño grupo de personas de cada área funcional que usara el nuevo sistema de información. Ellos a su vez pueden ser requeridos para que capaciten a los usuarios restantes. Este enfoque puede trabajar bien si los capacitados originalmente todavía tienen acceso a los materiales e instructores como recursos cuando están ellos mismos proporcionando la capacitación. En caos contrario, puede degenerar en una situación de prueba y error, en vez de una estructurada.

LINEAMIENTOS PARA LA CAPACITACIÓN.

El analista tiene cuatro lineamientos principales para ajustar una capacitación. Son:

1. Establecimiento de objetivos mensurables.
2. Uso de métodos de capacitación adecuados.
3. Selección de lugares de capacitación adecuados.
4. Empleo de materiales de capacitación comprensibles.

Objetivos de capacitación. Quien esté siendo entrenado dicta, en gran parte, los objetivos de la capacitación. Los objetivos del entrenamiento para cada grupo deben ser indicados claramente. Los objetivos bien definidos son de una gran ayuda para permitir que los capacitados sepan lo que se espera de ellos. Además, los objetivos permiten la evaluación de la capacitación cuando ha terminado. Por ejemplo, los operadores deben saber cosas básicas, tales como el encendido de la maquina, que hacer cuando suceden los errores comunes, búsqueda de fallas básicas y como terminar una captura.

Métodos de capacitación. Cada usuario y operador necesitara una capacitación ligeramente diferente. Hasta cierto punto, sus trabajos determinan lo que necesitan saber, y su personalidad, experiencia y conocimientos de fondo determinan cómo aprender mejor. Algunos usuarios aprenden mejor viendo, otros oyendo y otros haciendo. Debido a que, por lo general, no es posible personalizar la capacitación para un individuo, frecuentemente la mejor manera de proceder es con una combinación de los métodos. De esta forma se llega a la mayoría de los usuarios por medio de un método u otro.

Los métodos para aquellos que aprenden mejor viendo incluyen demostraciones del equipo y exposiciones a los manuales de entrenamiento. Aquellos que aprenden mejor oyendo se beneficiaran de platicas acerca de los procedimientos, discusiones y sesiones de preguntas y respuestas entre los instructores y capacitados. Aquellos que aprenden mejor haciendo necesitan experiencia practica con el nuevo equipo. Para trabajos como el del operador de computadora, la experiencia practica es esencial y, en cambio, tal vez un gerente de aseguramiento de calidad de una línea de producción pueda solamente necesitar ver la salida, aprender como interpretarla y saber cuándo está programado que llegue.

Lugares de capacitación. La capacitación se realiza en diferentes ubicaciones, algunas de las cuales son mas adecuadas para el aprendizaje que otras. Los grandes vendedores de computadoras proporcionan ubicaciones fuera del local donde se mantiene equipo operable libre de costos. Sus instructores proporcionan experiencia practica, así como seminarios, en un ambiente que permite que los usuarios se concentren en el aprendizaje del nuevo sistema. Una de las desventajas de la capacitación fuera de sitio es que los usuarios están alejados del contexto de la organización dentro de la cual deben existir eventualmente.

La capacitación en sito dentro de la organización de los usuarios también es posible con varios tipos diferentes de instructores. La ventaja es que los usuarios ven el equipo puesto en donde estará cuando sea completamente operacional. Una desventaja seria es que los capacitados a veces de sienten culpables de no cumplir sus labores de trabajo normales si permanecen en el sitio para la capacitación, por lo tanto, puede ser que no sea posible la concentración completa en la capacitación.

La capacitación fuera de sitio también puede estar disponible por una cuota a través de consultores y vendedores. Estos pueden estar ubicados en lugares donde hay espacio rentado para reuniones, tal como un hotel, o incluso pueden ser instalaciones permanentes mantenidas por los instructores. Estos arreglos permiten que los trabajadores estén libres de las demandas del trabajo normal, pero también puede ser que no proporcionen el equipo para la capacitación practica.

Materiales de capacitación. Al planear la capacitación de los usuarios, los analistas de sistemas deben darse cuenta de la importancia de materiales, de capacitación bien preparados. Estos incluyen manuales de capacitación, cosos de capacitación, en donde a los usuarios les es asignado trabajo por medio de un caso que incorpora la mayoría de las interacciones comúnmente encontradas con el sistema, uy prototipos y esquemas de la salida. La mayoría del software en paquete proporciona tutoriales en línea para ilustrar las funciones básicas.

Debido a que la comprensión del sistema pro parte del usuario depende de ellos, los materiales de capacitación deben estar escritos con claridad. Esto significa que los materiales de capacitación deben tener buenos índices, estar escritos para la audiencia adecuada con un mínimo de vocabulario especial y disponible para cualquiera que los necesite. En la figura 21.16 se proporciona un resumen de consideración para los objetivos, métodos, lugares y materiales de capacitación.