miércoles, 1 de abril de 2009

4.2 Evaluación por Etapas


ETAPAS DEL DESARROLLO DE PROYECTOS.

Detección de Necesidades.
Consiste en determinar que algún elemento (procesos, equipos, personas, etc.) no cumplen ya con los objetivos o metas, o bien, se requiere de uno no existente de acuerdo al nivel de importancia que manifieste la necesidad.

Definición del Problema.
Consiste en delimitar las fronteras y el alcance de las necesidades que se desean atender y sobre la cuales existen posibilidades de definir un proyecto.

Definición de Factibilidad.
Consiste en definir el nivel de factibilidad (posibilidades de éxito) para conseguir la solución de las necesidades. Se manejaran 4 niveles de factibilidad que servirán para determinar si un proyecto puede ser exitoso o no, estos niveles son:

• Operacional.
• Técnico.
• Económico.
• Calendarización.

Planeación del Proyecto.
Consiste en explicar cómo será la delimitación del problema, justificando el planteamiento de los objetivos desarrollados inicialmente. En esta etapa se definen los niveles o etapas del desarrollo del proyecto, además de las técnicas y el control que se llevará a cabo.

Elaboración del Proyecto.
Consiste en definir el diseño, la elaboración de módulos y la integración de todos los elementos. Se deben de dar a conocer en esta etapa todos los distintos tipos de pruebas y técnicas de análisis de resultados para determinar una posible evaluación al final del proyecto.

Documentación.
Consiste en explicar cómo están compuestos los manuales técnicos y de usuario del proyecto.


Evaluación de Proyectos

Una Evaluación de cualquier Proyecto o Programa de Desarrollo debe considerar ciertos criterios como lo son la sostenibilidad, la pertinencia, la eficiencia, eficacia y el impacto, que se consideran los criterios que pueden reflejar si un proyecto o programa es exitoso. Hablando del tiempo en el cual el proyecto o programa puede ser evaluado, antes, durante o al finalizar el mismo, en seguida puntualizaré las características de los distintos períodos.


· Antes: El organismo financiador realiza este tipo de evaluación previo a decidir si se invierte o no en el proyecto, esto le ayuda para determinar qué proyecto o programa apoya.


· Durante: Esta evaluación se hace en la ejecución del proyecto o programa para tomar decisiones acerca de continuar, modificar, suspender o terminarlo.


· Final: Esta se realiza para medir el impacto real del proyecto o programa, el impacto será en dos vertientes, de acuerdo a los resultados sociales y económicos que el proyecto genere.

Para la realización de una evaluación de cualquier programa o proyecto o del desempeño es necesario que la organización cuente con ciertos aspectos:


· Información: La información debe estar al corriente y ser accesible para los evaluadores.


· Presupuesto: Normalmente el presupuesto para la Evaluación está incluido en el recurso asignado, en otras ocasiones la institución financiadora es quien absorbe los gastos de llevarla a cabo, esto depende de los términos en los que se negocie el recurso.


· Recursos Humanos y Físicos: Debe concientizarse al personal de la organización de participar, si así se requiere en algunas actividades coordinadas por los evaluadores. Es importante también que se cuente con disponibilidad de recursos físicos (equipo de cómputo, equipo de transporte, etc), que agilicen el proceso de Evaluación, la participación de estos recursos dependerá también de los términos en los que se negocie el recurso.


Indicadores de Evaluación

Se debe que tomar en cuenta que dependiendo de la institución u organización, cada evaluación será distinta ya que cada organismo tiene sus propios criterios evaluativos, normalmente para un proyecto o programa de desarrollo los aspectos o indicadores que se evalúan son:


· Cobertura.- Número de empresas apoyadas durante el proyecto


· Impacto.- Número de empresas que lograron sus objetivos


· Eficiencia.- Aprovechamiento del programa


· Tiempo.- Tiempo realmente utilizado en el proyecto


· Autosuficiencia.- Ingresos por servicios ofrecidos entre los costos totales del proyecto


· Calidad.- Número de empresas satisfechas con los servicios derivados del proyecto


· Desarrollo Empresarial.- Efecto de los apoyos derivados del proyecto en el desarrollo de las empresas


Otros indicadores que se pueden considerar al término de la Evaluación son:

· Calidad y claridad en los informes

· Cumplimiento de objetivos y metas

· Consistencia en la metodología

· Justificación de las finanzas

· Grado de relación con los beneficiarios

· Cumplimiento de aportaciones complementarias

· Cumplimiento del plan de trabajo

· Acciones derivadas

· Compromisos adquiridos

· Formación de recursos humanos


Los indicadores en una Evaluación son necesarios para medir el comportamiento de lo que se quiere evaluar. Como se puede observar en estas listas se encuentran indicadores cualitativos y cuantitativos, que dependiendo del proyecto o programa, así como del organismo financiador algunos terminarán por tener más peso que otros, y en ocasiones serán complementarios.


Cualquier evaluación para traerá ventajas y desventajas como por ejemplo las que a continuación se muestran:


Las metodologías aplicadas para una evaluación comúnmente se basan en el marco lógico o términos de referencia utilizados por los organismos o instituciones de quien la organización recibe apoyo, por lo que cada evaluación es diferente. A continuación presentamos los pasos comúnmente utilizados en las evaluaciones de Proyectos de Desarrollo:


· Evaluación Ex–ante: Cuando se realiza este tipo de Evaluación el organismo financiador aún no decide si otorgará el recurso a la institución que lo solicita, lo más común es que se le pida a esta última un informe de autoevaluación en donde la institución dé a conocer lo que realiza, los logros obtenidos, así como las dificultades u obstáculos que tiene para desarrollar sus actividades, evaluaciones externas o internas a las que se haya visto envuelta, información de presupuestos, auditorias, perfil del grupo que estará a cargo del desarrollo del proyecto, perfil de la zona o región en donde se desarrollará, características de los clientes potenciales. Esta autoevaluación se puede complementar con la información que le sea solicitada por el organismo financiador.


· Evaluación en curso: Es aquella que se lleva a cabo cuando el proyecto o programa está en operación, esta Evaluación puede realizarse con la intervención de agentes, consultores o evaluadores externos que son los que se trasladan hasta el lugar en donde se encuentra el organismo financiado y recaban información para hacer comparaciones acerca de los avances que tiene el proyecto o programa con respecto a los objetivos o metas planteadas al inicio del mismo. Este tipo de Evaluación puede ser por medio de entrevistas a los beneficiados o cualquier otro medio de recopilación de datos. Es útil para hacer correcciones a tiempo en el proyecto y cambiar de estrategias, este tipo de evaluación no es muy segura de realizarse, ya que por cuestiones de costos, la institución financiadora prefiere realizar una evaluación al final del proyecto.


· Evaluación Final: Cuando una institución otorga algún recurso a otra para el desarrollo de algún programa o proyecto lo más normal es que al término de este se realice una evaluación para determinar si realmente se cumplió con los objetivos planteados al inicio o para conocer las dificultades que se tuvieron en el transcurso del mismo. En esta Evaluación se requerirá un reporte final en el cual se ponga en evidencia la pertinencia de las acciones o las fallas detectadas, así como propuestas o recomendaciones para mejorar.

El reporte final indicará los resultados obtenidos del proyecto o programa, debe dejar en claro si se cumplieron las metas u objetivos, si las hipótesis planteadas al inicio de la evaluación se aceptan o rechazan, mostrar la eficacia y eficiencia del proyecto o el efecto contrario en su caso. Este documento también tendrá que contar con un apartado de conclusiones y recomendaciones en donde una vez que los evaluadores analicen la información que recaben, deberán darlas a conocer, esto como retroalimentación.


Del proceso de Evaluación se espera que se dé a conocer el impacto que se generó con la implementación del programa o proyecto, así como la satisfacción de los beneficiados y la calidad de los servicios o productos derivados del programa o proyecto.


3 comentarios:

  1. Aqui dejo algo de informacion referente a las etapas.

    Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución del resultado final depende de la realización armónica del conjunto de las etapas pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos requeridos en cada momento. La concepción de las fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lógico de las mismas y la estimación de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento, precisan de un conocimiento profundo de las tecnologías que concurren en el proyecto y de una experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la práctica suelen aparecer.

    ETAPA 1 Nacimiento de la idea del proyecto El "cliente o promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por medios informáticos. Se crea un primer documento breve que recoge el anteproyecto y es aprobado por la dirección o el comité correspondiente.

    ETAPA 2 Estudio de oportunidad El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el proyecto, los plazos y costes previstos y los medios a emplear.

    ETAPA 3 Estudio detallado El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los técnicos de su equipo, el contenido del proyecto, su análisis funcional,, las cargas de trabajo previstas y la metodología a desarrollar.

    ETAPA 4 Cuaderno de cargas para informática A partir del análisis funcional se determinan en forma definitiva los volúmenes, cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal entre cliente, usuarios e informáticos, frecuentemente conocido con el nombre de cuaderno de cargas o, más concretamente, "pliego de especificaciones".

    ETAPA 5 Análisis orgánico Los técnicos realizan el análisis orgánico y las especificaciones para programación.

    ETAPA 6 Programación y pruebas Se realiza la programación de la aplicación y las pruebas para programación.

    ETAPA 7 Recepción provisional Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la recepción provisional, dando lugar a los manuales de usuario y de explotación.

    ETAPA 8 Puesta en marcha La puesta en marcha de la aplicación es una fase delicada que requiere una estricta vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A continuación se realiza un balance de los resultados del proyecto.

    ETAPA 9 Balance de funcionamiento Después de varios meses de funcionamiento de la aplicación se debe realizar un balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha producido a la empresa.

    ETAPA 10 Auditoría Transcurridos uno o dos años, debe efectuarse una auditoría de la aplicación que permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir modificaciones.

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  3. Para complementar la investigación, un proyecto siempre requiere de entregables que a su vez son el proceso para visualizar el avance. Generalmente a la iniciación de una nueva fase, precede una evaluación de la calidad de los entregables los tiempos involucrados y la corrección de los errores encontrados.

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